ACTIVIDAD DE PRODUCIR Y TRAMITAR DOCUMENTOS

2.

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.Investigue y responda:
-¿Cuáles son los objetivos de la comunicación escrita y las comunicaciones oficiales?
-¿Qué es un tipo documental? y ejemplifique 5, identificando las características de los mismos.
-Diferencie entre preservar y conservar.
-Identifique los elementos de agrupación y las unidades de conservación
-¿Qué es un organigrama?, explique.
-¿Qué es un manual de procedimientos y funciones?
-Defina que es y que debe contener un manual de correspondencia
-Conceptualice autoridad y conducto regular.
-Indague en el acuerdo 060 de 2001 la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales.

Solución: 1 rta/

 La comunicación escrita, a diferencia de la oral, no está sometida a los conceptos de espacio y tiempo. La interacción entre el emisor y el receptor no es inmediata e, incluso, puede llegar a no producirse nunca, aunque aquello escrito perdure eternamente. Por otro lado, la comunicación escrita aumenta las posibilidades expresivas y la complejidad gramatical, sintáctica y léxica con respecto a la comunicación oral.

 Por otra parte las Comunicaciones oficiales  se entenderán como todos los documento que se produzcan desde lo administrativo y que circulan por los diferentes estadios o escenarios en que se mueve la investigación.

· Contribuir a fortalecer los procesos de Formación y aprendizaje de los diferentes componentes, como de la totalidad del proyecto de biblioteca digital.

2. tipo documental: "la forma en que se encuentra expuesta la información en el soporte", y

Responde a funciones, actividades e incluso a la legislación de una institución, de un país, es  decir, el tipo documental es el nombre con que se conocen los documentos, sea porque el mismo documento trae escrito su nombre, o porque la costumbre ha llevado a nombrarlos.

·         Actas: deja constancia de lo tratado.

·         Acuerdos: decisión tomada en común

·          Circulares: pasar de una persona a otra.

·          Memorandos: notificación que le pasan a una persona.

·         Informes: informar sobre alguna decisión.

3. la diferencia entre preservar y conservar es que son  métodos

Y técnicas referentes a la preservación de los materiales de archivos por otro lado podemos afirmar que conservar es la protección de los materiales de archivos.

4.*  los elementos de agrupación  son el conjunto de documentos generados por una unidad  administrativa  en el ejercicio de sus funciones.

* Unidades de conservación  es un cuerpo que contienen forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras, una caja, un libro, una carpeta.

5. organigrama: Es la representación grafica en la cual se muestra de  una manera jerárquica  la estructura de una empresa, de alguna manera muestra las personas que dirigen dicho lugar.

Para ello el organigrama desempeña un papel importante, que informan y por ello los elementos de autoridad.

6. manual de procedimientos y funciones: es un documento escrito en el cual se ve reflejado todas las funciones que tienen que realizar los diferentes funcionarios en una unidad administrativa de una empresa.

En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación  y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente por ello  Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

7. manual de correspondencia: el manejo de la Correspondencia recibida y despachada a nivel nacional, para un adecuado control de la misma.

1) Ítem: Donde se establece la numeración correlativa por orden de llegada de la

Documentación. Esta numeración se reinicia cada año, ya que el libro se maneja

Por gestiones.

2) Fecha: Figura la fecha en la cual se está recibiendo la correspondencia.

3) Documento: Se establece el código de procedencia del documento o bien el tipo

De documento de que se trate como ser un fax o una nota, que en algunos casos no

Cuenta con código.

4) Procedencia: Se establece el lugar de donde procede la correspondencia.

5) Referencia: Debe reflejar el asunto o tema al cual está referida la comunicación

Externa o interna.

6) Dirigido a: Se establece el nombre o iniciales del destinatario.

7) Archivado en: Se establece en que fila o carpeta debe archivarse la

Documentación.

8. *  conducta regular: Es el hilo conductor que se debe seguir para la resolución de inquietudes, conflictos o emitir sugerencias. Debido al  proceso de las  acciones que se ejecutan en cada una de las instancias en donde se analiza una acción.

* Autoridad: El poder es un hecho real. Una voluntad se impone a otra por el ejercicio de la fuerza, para gobernar  sobre el poder que representa  por ende es una persona  que tiene la autoridad de imponer la voluntad.

9. * acuerdo 060 de 2001 diferencia entre correspondencia y  comunicaciones oficiales. Parte desde el punto en que la correspondencia es de carácter privado y las comunicaciones oficiales son  producidas en desarrollo  de las funciones asignadas  este es el punto de diferencia entre ambas partes.