jueves, 28 de octubre de 2010

TRAMITE Y PRODUCCION DE DOCUMENTOS.

LEY 43 DE 1913:
principios rectorales : -fines de estado 
                                 - fines de archivo
                                  - garanterizar a la comunidad, principios deberes derechos participacion control
NORMATIVIDAD  Y LA GESTION DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS:
GESTION DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas y tecnicas  tendencias a la planificacion manejo y organizacion de la documentacion producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final , con el objeto de facilitar su utilizacion y su conservacion.
La gestion documental se reconoceuna actividad ligada alos archivos y su desarrollo es paralelo  a la busquedad de la transparencia de la gestion administrativa.
PROCESO DE PRODUCCION DE DOCUMENTOS
Directrices relacionados con el numero de copias
Control de la produccion  de nuevos documentos
Determinacion de la periodicidad de la produccion documental
PROCESO DE RECCION DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificacion  y control que una institucion debe realizar para la admision de los documentos que son remitidos por una persona natural o juridica.
PROCESO DE RECEPCION DE DOCUMENTOS
Registro de documento:                                                            
definicion de medios de recepcion
recibo de documentos oficiles
verificacion y canfrontacion de folios, copias, anexsos, firmas
 constancia de recibido
asignacion de datos (acuerdo AGN 060/2001 ART. 2)
asignacion consecutivo de envios
Radicacion de documentos:
asignacion de consecutivos, fecha y hora
impresion de rotulo de radicacion
relacion entre los documentos recividos  y enviados
registros impreso de planillas de radicacion y control
elaboracion de estadisticas
PROCESO DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que los documentos llegen a su destinario.
PROCESO DE TRAMITE DE DOCUMENTOS
curso de documento desde su produccion o reccion hasta el cumplimiento de su funcion administrativa, respuesta a una solucion o requerimiento
PROCESO DE ORGANIZACION DE DOCUMENTO
Conjunto de acciones orientadas a la clasificacion, ordenacion y descripcion de documentos -actas-comite-directivo
PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacion que contiene.
conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fisica y funcional de los documentos de archivos y alterar su contenido.
PROCESO DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS
sistema integrado de conservacion:
control de plagas
almacenamiento, realmacenamiento y empaste
primeros auxilios y reparaciones menores
prevencion de desastres
planes de contringescia (copia de seguridad, proteccion en incendios, robos, inundaciones, catastrofes naturales.
PROCESO DE  DISPOCICION FINAL DE DOCUMENTOS
Desision resultante de la valoracion en cualquier etapa del ciclo vital del documento.

CÓDIGO PENAL: Art. 218 a 228 y Art. 231
Art. 218. - Falsedad material de empleado oficial en documento público. El empleado oficial que en ejercicio de sus funciones falsifique documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de tres (3) a diez (10)años.
Art. 219. - Falsedad ideológica en documento público. El empleado oficial que en ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de prueba, consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de tres (3) a diez (10) años.
Art. 220. - Falsedad material de particular en documento público. El que falsifique documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años.
Art. 221. - Falsedad en documento privado. El que falsifique documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en prisión de uno (1) a seis (6) años.
Art. 222. - Uso de documento público falso. El que sin haber concurrido a la falsificación hiciere uso de documento público falso que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de uno (1) a ocho (8) años. Si quien usa el documento a que se refiere el inciso anterior, fuere el mismo que lo falsificó, la pena se aumentará hasta en la mitad.
Art. 223. - Destrucción, supresión y ocultamiento de documento público. Modificado Ley 43 de 1982, Art. 3o. El que destruya, suprima u oculte, total o parcialmente, documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años. Si el hecho fuere realizado por empleado oficial en ejercicio de sus funciones, se impondrá prisión de tres (3) a diez (10) años.
Art. 224. - Destrucción, supresión y ocultamiento de documento privado. El que destruya, suprima u oculte, total o parcialmente un documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de uno (1) a seis (6) años.
Art. 225. - Otros documentos. Para efecto de los artículos anteriores se asimilan a documentos, siempre que puedan servir de prueba, las expresiones de persona conocida o conocible recogidas por cualquier medio mecánico, los planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, radiográficas, fono-ópticas, archivos electromagnéticos y registro técnico impreso.
Art. 226. - Falsedad personal para la obtención de documento público. El que para obtener documento público, suplante a otro, o se atribuya nombre, estado civil, calidad, profesión, oficio o condición falsos, incurrirá en prisión de seis (6) meses a tres (3) años.
Art. 227. - Falsedad personal. El que con el fin de obtener un provecho para si o para otro, o causar daño, sustituya o suplante a una persona o se atribuya nombre, edad, estado civil, o calidad que pueda tener efectos jurídicos, incurrirá, siempre que el hecho no constituya otro delito, en prisión de uno (1) a tres (3) años.
Art. 228. - Falsedad para obtener prueba de hecho verdadero. El que realice uno de los hechos descritos en este capítulo, con el fin de obtener para sí o para otro, medio de prueba de hecho verdadero, incurrirá en arresto de tres (3) meses a dos (2) años.

CÓDIGO DE COMERCIO: Art. 48, 51, 54
Art. 48.- Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios
Art. 51.- Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios
Art. 54.- El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta


DECRETO 2649 DE 1993. Art. 123

ARTICULO 123. SOPORTES. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.


DECRETO 2150 DE 1995. Art. 11, 12, 23 y 24
ARTÍCULO 11. SUPRESIÓN DE SELLOS. En el desarrollo de las actuaciones de la administración pública, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos, distintos de los títulos valores.
La firma y la denominación del cargo serán información suficiente para la expedición del documento respectivo.
Prohíbase a los funcionarios públicos el registro notarial de cualquier sello elaborado para el uso por Ia Administración Pública.
ARTÍCULO 12. FIRMA MECÁNICA. Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, en tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico.
ARTÍCULO 23. FORMULARIO ÚNICO. Cuando varias entidades requieran de los particulares informes de una misma naturaleza, podrán disponer el diligenciamiento de un formulario único.
ARTÍCULO 24. FORMULARIOS OFICIALES. Los particulares podrán presentar la información solicitada por la administración pública en formularios oficiales, mediante cualquier documento que respete integralmente la estructura de los formatos definidos por la autoridad o mediante fotocopia del original.

NTC 2223: 1986
Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.

NTC 4436
Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y
durabilidad”
NTC 4436 1998. Conservación preventiva información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad

Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artículos 4, 6, 9 . Pautas para la administración de
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas.
NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”
Calidad: Humedad 7.5 % Máximo Blancura 78 % Mínimo

Requisitos: El papel Bond debe cumplir con los requisitos indicados en la NTC 1673.Los papeles para escribir e imprimir deben cumplir con los requisitos de lisura descritos en la Norma. El papel para escribir e imprimir debe tener suficiente resistencia al esparcimiento de las tintas estilográficas de tal manera que los  trazos deben quedar nítidos y definidos,

Empaque y rotulado: El papel Bond deberá empacarse con una envoltura y dos tapas laterales de material impermeable tales que protejan el papel de la humedad y manejo adecuado durante el almacenamiento y transporte

Presentación: Resmas por 500 hojas, empacadas las  Resmas en Caja de Cartón por 10 resmas cada caja.

1 comentario:

  1. Unifiquen la letra para que no parezca que simplemente copiaron y pegaron. La presentación es importante. Revisen las entradas antes de publicarlas para evitar errores de digitación y ortografía. SOFIA ya esta habilitado para subir de forma individual las actividades de organizar, producir y tramitar.
    El sábado revisamos que tanto aprendimos de esta normatividad, para que no se quede en el blog.
    Deben escribir los nombres de todos los integrantes del equipo en el perfil y agregar fotos.

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