La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se refiere el articulo anterior, se hará de conformidad con la Tabla de Retención Documental. Para tal efecto, se diligenciará el formato único de inventario, en concordancia con su instructivo: numerales 2,3,4,5,6,8,9,10,11,12,13,14,16, 17, 18 y 19, señalados en el presente artículo. Del numeral 10 se exceptúa lo relacionado con transferencia y del numeral 16 igualmente lo relacionado con estado de conservación.
--Que el Código Penal dentro del Título IX de “Delitos contra la Fe Pública”, artículo 292establece las sanciones para hechos de destrucción, supresión u ocultamiento de documento público.
- Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos. el servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.
Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública.
-explique como debe llenarse al formato unico del inventario documental.
1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la
documentación que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
4. OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que Produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.
6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el
Total de hojas del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y
Transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos
Correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes día). En NT se
Anotará el número de la transferencia.
8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a
Cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de
Conservación.
9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas
Productoras y cada una de las series, subsidies o asuntos relacionados.
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre
Asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, emanado de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
-Cual es el procedimiento para la entrega y recibo publico frente a los documentos y archivos?
se establecen los criterios para la organizacion de los archivos de gestion en las entidades publicas y las privadas que cumplen funciones publicas se regula el inventario unico documental y se desarrollan los articulos 21, 22, 23 y 26 de la ley general de archivos 594 de 2000.
Dispone que teniendo encuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clesifican en: archivos de gestion, archivos centrales y archivos historicos.
que el articulo 26 de la 594 de 2000 señala que es obligacion que las entidades de las administracion publica elavorado inventarios de los documentos que produsca en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegura el control de los di}ocumentos en sus diferentes partes.
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